3 min
Av Lise Barsøe
Tid til samarbeid er en knapp ressurs i barnehagene. Den tiden som er tilgjengelig må derfor prioriteres til det vesentlige. Praktisk oppgaveløsning, som hva som skal kjøpes inn til juleverkstedet eller hva som skal serveres på karnevalet, må delegeres til enkeltpersoner eller smågrupper og løses utenom de ordinære møtene. Tid til å få gjort dette må avtales med nærmeste leder. Hvorfor eller om vi skal ha juleverksted og karneval, hva vi ønsker at barna skal oppleve og hva dette krever av de voksne, er derimot viktig å diskutere for å utvikle en felles forståelse av.
Tiden på møtene må brukes på det som er viktig for at barna skal ha det godt og oppleve mestring og inkludering. Det viktigste må komme først. Det å begynne med for eksempel referatsaker har lett for å ende med at det går for mye tid til dette. Som leder må du ha forberedt deg godt til møtet, både når det gjelder innhold og prosess. Det er fort gjort å ta lett på det siste, men gode prosesser er avgjørende for de ansattes involvering og engasjement. Viktige punkter å tenke gjennom når det gjelder prosess er:
Hvordan kan jeg skape engasjement?
Kanskje ved å fortelle en praksisfortelling, dele en bekymring for et barn eller et eksempel på at noe går bedre. Hva en velger er avhengig av saken, men det er viktig å skape et felles fokuspunkt som appellerer både til hode og hjerte.
Hvordan kan jeg skape bred deltakelse?
Ofte er det de samme som uttaler seg hver gang, og i samme rekkefølge. Da er det fare for at det blir mye av det samme som blir sagt. Kanskje du skal bestemme rekkefølgen? Kanskje er det viktig å forberede gode spørsmål som inviterer til refleksjon og ettertanke? Er det møter med mange deltakere, er det som regel lurt å dele inn i mindre grupper, gjerne på tvers av avdelinger/baser. Og lederen må gjerne bestemme hvem som skal være sammen. Grupper på tre er ofte en god størrelse hvis hensikten er at alle skal komme til orde. Tenk over hvem du tror det vil være lurt å sette sammen! For eksempel kan det være spennende å sette dem som vanligvis ikke snakker så mye sammen. De har ofte mye spennende å komme med.
Hvordan kan jeg skape god struktur og forutsigbarhet
Det å ha en fast dagsorden på møter skaper ofte en god ramme rundt samtalene. Punktene er de samme fra gang til gang, men innholdet forandrer seg selvfølgelig. Dagsordenen skal være kjent på forhånd, og saker som ønskes behandlet, må leveres på forhånd. Da unngås punktet eventuelt som ofte kan bli et dårlig punktum på møtet. Et forslag til fast dagsorden kan være:
Sjekke ut at det som ble bestemt sist, er utført. Hvis ikke, må det gjøres en ny avtale. Ikke la det trekke ut med lange forklaringer på hvorfor ting ikke er gjort. Punktet bør ikke ta mer enn 5 minutter
Her kommer møtets hovedpunkt. Punktet må avspeile det som er i fokus i den planen vi jobber etter. Som regel bør dette punktet inneholde felles refleksjon og læring. (Jeg vil komme tilbake til tilrettelegging for gode læringsprosesser i neste innlegg.)
Andre saker.
Oppsummering av hva som er bestemt, hvem skal gjøre hva til neste gang. Dette punktet danner utgangspunkt for første punkt neste gang. Det er viktig at det som blir bestemt, følges opp. Ellers er det liten vits i å bestemme noe.
Vurdering av møtet. (Hva var bra på dette møtet? Hva vil vi gjøre annerledes neste gang? Det er viktig at lederens ledelse av møtet også vurderes.)
Som leder må du beregne hvor mye tid som skal brukes på de forskjellige punktene. Det må deltakerne på møtet også vite om.
Og selv om det antakelig er for liten tid, er det viktig at du ikke blir stresset. Dere har den tiden dere har. Bruk den godt! Og det skjer ikke hvis du ser mer på klokken enn du lytter til deltakerne.
Det er ditt ansvar å legge til rette for at deltakerne har en god opplevelse på møtene.